EN
Dzięki wdrożeniu Microsoft 365 ponad 300 prawników Kancelarii prawnej Domański, Zakrzewski, Palinka zdecydowanie usprawniło swoją codzienną pracę, zachowując przy tym maksymalne zabezpieczenie wrażliwych danych.
Cyfrowa transformacja zachodząca na rynku przybrała niebywałą skalę. Dotyczy to również kancelarii prawnych, które do niedawna uchodziły za biznes tradycyjny i mocno konserwatywny. Dzisiaj technologia chmurowa staje się nieodzownym elementem usług prawnych wspierając nie tylko codzienną współpracę i komunikację z klientami, ale zapewniając również automatyzację procesów, takich jak porządkowanie, analiza i opisywanie dokumentów. W tle pracuje chmura, która daje nam bezpieczny dostęp do tych narzędzi. Co więcej, ich wdrożenie i stosowanie w codziennej pracy jest niezwykle łatwe i intuicyjne.
Tradycyjne narzędzia vs aplikacje cyfrowe
Prawnicy uzyskali dostęp do usług w chmurze Microsoft, które są m.in. zintegrowane z naszą infrastrukturą telekomunikacyjną. Dzięki temu m.in. mogą dzwonić i rozmawiać za pomocą Teamsów jak przez telefon. Ten mechanizm komunikacyjny jest najbardziej opłacalny, bo zredukowaliśmy koszty niemal do 50% poprzednich wydatków.
Celem projektu było stworzenie platformy, która umożliwi sprawną i bezpieczną pracę z dokumentami, pismami oraz aktami. Z usług Microsoft 365 korzysta obecnie 340 pracowników kancelarii, a wprowadzenie Azure Information Protection dało nowe możliwości klasyfikacji, ochrony oraz zarządzania dostępem do dokumentów.
Początkowo nie wierzyliśmy w skuteczność działania tych mechanizmów. Teraz, kiedy tworzymy dokumenty w naszych elektronicznych systemach repozytoryjnych i udostępniamy je klientowi z wykorzystaniem Azure Information Protection, ma on możliwość wglądu w nie i ich edycji w sposób zarządzany. Możemy w dowolnym momencie wycofać uprawnienia do operacji na dokumencie i mieć pełną kontrolę nad nim. Uwierzyliśmy, że technologia ta może być łatwa w użytkowaniu, a przede wszystkim użyteczna. Mamy stuprocentową kontrolę nad dokumentacją, nawet kiedy wysyłamy ją tradycyjnym e-mailem.
Bezpieczeństwo przede wszystkim
„Virtual data room” to rozwiązanie, które umożliwia współdzielenie pracy na dokumentach z klientami kancelarii, co jest szczególnie ważne przy procesach M&A. Obecnie prawnicy korzystają z linków do własnych wirtualnych dysków OneDrive, gdzie współdzielenie plików może odbywać się w sposób bezpieczny i kontrolowany.
W wygodnym i bezpiecznym zarządzaniu aplikacjami i urządzeniami mobilnymi, pracę kancelarii wspiera rozwiązanie Microsoft Intune. Umożliwia kontrolę sposobu wykorzystania urządzeń stosowanych do codziennej pracy, czyli telefonów komórkowych, tabletów i laptopów. Dla większego bezpieczeństwa oraz komfortu zarządzania urządzeniami wszystkie aktualizacje wykonywanie są na bieżąco.
Wygoda użytkowników
W trakcie pandemii okazało się, że nawet starsi użytkownicy bardzo szybko zaadoptowali Microsoft Teams niejednokrotnie szybciej i sprawniej niż młodsi. Jeśli obecnie prawnik bez problemu potrafi wrzucić plik na OneDrive, udostępnić link klientowi, sprawnie zarządzać prawami dostępu do niego, to naprawdę świadczy o tym, że technologia ta jest łatwa w obsłudze.
Współpraca z ISCG
Wielu szefów IT zastanawia się czy nadal potrzebuje wsparcia partnera technologicznego – firm takich jak ISCG, skoro serwisy chmurowe są tak proste w implementacji. Dla nas ogromnym benefitem jest możliwość współpracy z firmą ISCG, gdyż w przeciwieństwie do nas mają oni szerokie portfolio doświadczeń z różnych projektów u różnych podmiotów, a nie ma moim zdaniem cenniejszej wiedzy, niż praktyczna wiedza doświadczonego partnera technologicznego, który dodatkowo rozumie biznes klienta i jest w stanie istotnie zaangażować się w dostarczanie mu wartości. Taka jest właśnie nasza współpraca z firmą ISCG. Praktycznie każdy problem możemy im zaadresować i nawet jeśli od razu nie znajdujemy odpowiedzi, to w toku wspólnych dyskusji z nimi zawsze wypracowujemy skuteczne i optymalne rozwiązanie. Ważna jest dla mnie również rola ISCG jako partnera technologicznego, który inspiruje mnie w planowaniu strategii długookresowych zmian technologicznych w DZP. Nieoceniona wartość w tym kontekście to ich ogromne ponad 20 letnie doświadczenie w obszarach technologii Microsoft i nie tylko. Bez zbędnej kokieterii mogę powiedzieć, że bez nich DZP nie byłoby spółką tak zaawansowaną technologicznie, a nasza transformacja cyfrowa zapewne nie byłaby tak efektywna.