Strona główna » Aplikacje biznesowe » Obsługa zapotrzebowań
e-Zapotrzebowania – firmowe zakupy pod kontrolą
e-Zapotrzebowania to aplikacja do zautomatyzowanej obsługi zapotrzebowań zakupowych pracowników. Aplikacja pozwala na pełną obsługę zapotrzebowania od momentu wnioskowania o zakup, przez dowolną ścieżkę akceptacji wniosku po rozliczenie zakupu.
Aplikacja e-Zamówienia bazuje na technologiach Microsoft 365 oraz Power Platform, dzięki czemu firmy korzystające już z planów biznesowych MS365 mogą wykorzystywać istniejące licencje do pracy w aplikacji.
Główne funkcjonalności
Składanie zapotrzebowań zakupowych
W ramach dedykowanego formularza pracownicy mogą składać zapotrzebowania rejestrując wszystkie niezbędne dane do obsługi zamówienia – np. kategoria zamówienia, projekt/budżet, którego dotyczy zapotrzebowanie, pozycje zamówienia, wartość w różnych walutach, właściciel/opiekun zamówienia, termin realizacji itp. Dzięki integracji z systemami wewnętrznymi istnieje możliwość przyspieszenia procesu wnioskowania – np. wybór pozycji zapotrzebowania z bazy dostępnych pozycji danego typu zapotrzebowania.
Komunikacja zamawiającego z jednostkami akceptującymi
Osoba składająca zamówienie dzięki wewnętrznemu modułowi komunikacji może skonsultować np. z przełożonym czy działem rozliczeń/księgowości zakres niezbędnych informacji, opisów zamówienia itp.
Akceptacja zapotrzebowań
Aplikacja umożliwia uruchomienie dowolnej liczby ścieżek akceptacji zapotrzebowań z obsługą wielu poziomów akceptacji w zależności od rodzaju lub/i wartości zakupu. Aplikacja przechowuje pełną historię akceptacji zamówień wraz z numerami PO (Purchase Order) oraz wszystkimi operacjami i dokumentami powiązanymi z zamówieniami. W ramach akceptacji wykorzystywane są powiadomienia oraz mechanizm zastępstw, dzięki czemu zapotrzebowania mogą być płynnie obsługiwane bez względu na aktualną dostępność poszczególnych osób.
Rozliczanie zakupów
Aplikacja e-Zapotrzebowania może być rozszerzona o aplikację e-Faktury, dzięki czemu zaakceptowane zamówienia umożliwiają poprzez nr PO (Purchase Order) automatyzację rozliczania i księgowania faktur kosztowych dotyczących danego zakupu.
Historia akceptacji
System przechowuje historię wszystkich działań związanych z danym zamówieniem wraz z plikami będącymi częścią zamówienia. W ramach historii mogą być rejestrowane akceptacje i odrzucenia zamówień wraz z ich opcjonalnymi komentarzami.
Przejrzyste raportowanie kluczowych informacji
Wszystkie kluczowe informacje dotyczące zapotrzebowań mogą być wizualizowane są w formie czytelnych raportów.
Przykładowe raporty to:
- liczba zapotrzebowań na poszczególnych etapach obsługi,
- liczba zapotrzebowań w czasie,
- kategorie/rodzaje zapotrzebowań, rozkład zapotrzebowań wg pracowników, pozycji zamówień, projektów itp.
Korzyści z wdrożenia e-Zapotrzebowań
Szybka i skuteczna realizacja zapotrzebowań pracowników
Dzięki automatyzacji procesu składania i akceptacji zapotrzebowań oraz monitorowaniu budżetu przez aplikację cały proces od potrzeby zakupu, przez obsługę zamówienia po jego rozliczenie jest zdecydowanie szybszy i przyjaźniejszy dla wszystkich uczestników procesu niż proces obsługiwany manualnie.
Stała kontrola budżetów
Automatyczne rozliczanie faktur kosztowych
Dzięki zintegrowaniu aplikacji e-Zapotrzebowania z aplikacją e-Faktury oraz numerowi PO zaakceptowanego zapotrzebowania, proces akceptacji i rozliczenia faktur kosztowych zawierających dany numer PO może być realizowany w pełni automatycznie.
Częste pytania i odpowiedzi
Dla firm, które korzystają już ze środowiska Microsoft aplikacja będzie naturalną częścią tego środowiska, co zdecydowania ułatwia adaptację rozwiązania w firmie.
Aplikacja e-Zapotrzebowania naturalnie uzupełnia się z aplikację e-Faktury zapewniając tym samym pełny proces obsługi i kontroli zapotrzebowań oraz ich kosztów.
W zdecydowanej większości przypadków tak, dzięki czemu koszt utrzymania aplikacji może być niższy niż w przypadku rozwiązań opartych o zewnętrzne licencje. Ostateczne potwierdzenie możliwe jest po zapoznaniu się Państwa wymaganiami w zakresie procesu oraz rodzajem aktywnych licencji.
- Centrum Operacji Bezpieczeństwa ISCG SOC
- Analiza zagrożeń cybernetycznych as a Service [Threat Intelligence]
- Audyty i przeglądy bezpieczeństwa
- Audyt i konsultacje NIS2 DORA
- Zarządzane Usługi Bezpieczeństwa [MSS]
- Audyt (przegląd) urządzeń kryptograficznych (HSMPKI)
- Szyfrowanie danych [Data Encryption]
ISCG sp. z o.o.
Al. Jerozolimskie 178, 02-486 Warszawa
NIP: 5262798378
KRS: 0000220621
Telefon