EN
Czym jest platforma SharePoint?
Intranet to kluczowe rozwiązanie ułatwiające komunikację i współpracę między pracownikami. Umożliwia wymianę informacji, zarządzanie zasobami i udostępnianie dokumentów w bezpiecznym, kontrolowanym środowisku. W dobie cyfrowej transformacji i potrzeby szybkiego dostępu do kluczowych danych, Intranet stał się nieodzownym narzędziem w wielu przedsiębiorstwach. Platforma SharePoint Online to jedno z popularnych rozwiązań do tworzenia takich rozwiązań, które integrują się z innymi usługami chmurowymi i oferują szeroką gamę funkcjonalności.
W czasach rozwiązań budowanych głównie w serwerowniach lokalnych, SharePoint był również popularny jednak często sprawiał wiele problemów na etapie samego wdrażania jak również adaptacji przez użytkowników. Wynikało to często ze specyfiki platformy – spora część funkcji musiała być stworzona całkowicie od nowa lub istniejące funkcje były istotnie modyfikowane. Na koniec takie funkcje potrafiły skutecznie opóźnić wdrożenie Intranetu lub czasami całkowicie je zablokować.
W dobie rozwiązań chmurowych SharePoint przeszedł bardzo duże przeobrażenie i obecnie oferuje dużo komponentów gotowych do użycia. Ilość niezbędnych modyfikacji jest obecnie niska i często Intranet może powstać całkowicie z gotowych elementów.
Główne funkcje SharePoint Online
Poniżej zademonstruje kilka najważniejszych elementów SharePointa Online, które znacząco przyspieszają tworzenie Intranetu a jednocześnie oferują nowoczesne funkcje.
1. Grafika/Design
Intranet powinien być ładny i czytelny. Można się nad tym spierać jednak dostosowanie graficzne portalu było i będzie bardzo ważnym elementem. SharePoint oferuje kilka interesujących funkcji, które zapewniają sporą swobodę w dostosowaniu kolorystyki i wyglądu.
Tematy graficzne umożliwiają dostosowanie większości elementów Intranetu do naszych potrzeb (napisy, guziki, tekst, itp.). Tematy możemy dowolnie zmieniać w zależności od okresu lub wydarzeń specjalnych.
Automatyczne skalowanie stron i treści umożliwia czytelne wyświetlanie Intranetu na różnych urządzeniach bez konieczności dodatkowego dostosowania portalu.
Bank zdjęć oraz gotowe ikony dodatkowo pomagają tworzyć ładne strony i prezentować treści bez konieczności angażowania specjalistów od grafiki.
2. Aktualności
Intranet to komunikacja z pracownikami, dlatego tworzenie i publikowanie aktualności czy newsów to najważniejsza funkcja dla wielu firm. SharePoint oferuje kilka gotowych funkcji, które warto znać.
Redagowanie aktualności
Tworzenie aktualności to pierwszy krok w procesie redagowania i publikacji nowych treści. SharePoint umożliwia tworzenie stron z treścią, multimediami, grafikami, tabelami i innymi osadzonymi elementami. Mechanizm automatycznego wersjonowania pomaga zachować kontrolę nad zmianami na stronach i na szybkie przywracanie poprzedni wersji.
Publikowanie aktualności
Publikacja treści może odbywać się manualnie (autor publikuje swoją stronę czy aktualność w momencie, kiedy jest gotowa) lub automatycznie poprzez wbudowany mechanizm planowania. Dzięki temu można zaplanować publikację na dłuższy okres.
Wyświetlanie aktualności
Do dyspozycji mamy kilka wariantów wyświetlania aktualności i treści. Na stronie głównej Intranetu lub działu możemy wyświetlać najnowsze treści w formie „karuzeli” z banerami. Dodatkowo możemy je również wyświetlać w formie listy lub kafelków i dodatkowo pofiltrować według zadanych przez nas parametrów.
W przypadku struktury hierarchicznej (witryna główna oraz połączone z nią witryny działowe) to mamy również do dyspozycji mechanizm wyświetlania aktualności z podwitryn (np. na stronie głównej wyświetlimy treści z witryny HR).
3. Dokumenty
Intranet to również dokumenty – poradniki, polityki firmowe, szablony, prezentacje, formularze, kalkulatory w Excelach, zdjęcia z wyjazdów firmowych i wiele innych. To wszystko oczywiście powinno być skategoryzowane i odpowiednio udostępnione użytkownikom.
SharePoint posiada mocno rozbudowane mechanizmy przechowywania, edycji i udostępniania treści. Pliki Intranetowe możemy opisywać za pomocą metadanych, grupować w foldery a następnie udostępniać wskazanym użytkownikom. Wszystkie zmiany w dokumentach są wersjonowane i szybko możemy przywrócić poprzednią wersję.
Dodatkowo SharePoint umożliwia przechowywanie dużych plików (do 250GB per dokument) i udostępniania ich poza firmę (np. dla partnerów lub współpracowników).
4. Wyszukiwarka
Wyszukiwanie treści w Intranecie musi działać szybko i sprawnie. SharePoint Online pozwala na wyszukiwanie zarówno po opublikowanych treściach (np. aktualności, treści) jak i dokumentach umieszczonych na portalu. Co więcej, wyszukiwarka jest zintegrowana z Microsoft 365 i niezależnie od miejsca, z którego jej użyjemy przeszuka wszystkie treści dla nas dostępne (automatycznie sprawdzane są nasze uprawnienia do plików i treści – jeżeli nie mamy praw odczytu to wyszukiwarka nam nie pokaże takich danych).
5. Treści wideo
Publikowanie wideo staje coraz istotniejszym elementem Intranetów – poradniki wideo, szkolenia, materiały projektowe czy nagrania ze spotkań firmowych. Przez długi czas Microsoft Stream pełnił funkcję korporacyjnego YouTuba jednak miał kilka ograniczeń i integracja z SharePointem nie była pełna. Obecnie SharePoint przejął funkcje Streama i pełni rolę miejsca do składowania i odtwarzania wideo. Dodatkowo został wzbogacony o dodatkowe funkcje takie jak, pełna integracja treści wideo z Microsoft 365 czy tworzenie list odtwarzania. Filmy możemy osadzać na dowolnej stronie Intranetu jako linki lub gotowe filmy do oglądania.
6. Integracje z aplikacjami biznesowymi
Intranet to również aplikacje biznesowe – zarówno te zbudowane w oparciu o Microsoft 365 jak i zewnętrzne. Dzięki pełnej integracji z Microsoft 365, SharePoint zapewnia wsparcie dla innych usług (np. Power Apps, Power BI). Oznacza to, że możemy osadzać gotowe aplikacje zbudowane w tych narzędziach bezpośrednio na Intranecie oraz możemy wymieniać dane pomiędzy Intranetem a innymi usługami. Dodatkowo akcja w Intranecie (np. dodanie umowy do odpowiedniego folderu) może skutkować automatycznym uruchomieniem procesu biznesowego (np. obiegu umów). Takie procesy mogą poruszać się wewnątrz Microsoft 365 jak również łączyć się z zewnętrznymi usługami (np. firmowy SAP) i zapewniać dodatkowe funkcjonalności.
Rozbudowa SharePointa
Co, jeśli wbudowane webparty i funkcje to dla mnie zbyt mało? Tutaj z pomocą przychodzi SharePoint Framework – dedykowany framework programistyczny umożlwiający budową dedykowanych webpartów i komponentów. Takie elementy mogą mieć dowolną naszą logikę oraz funkcje których nam brakuje w SharePoincie. Własne komponenty mogą również łączyć się z innymi usługami Microsoft 365 i wyświetlać zagregowane dane użytkownikom. Np. potrzebujemy widok kalendarza z zaawansowanymi filtrami i wizualizacji – możemy to osiągnąć tworząc webpart przy użyciu opisanego frameworka.
Microsoft stale wspiera i rozbudowuje możliwości SharePoint Framework, dzięki temu posiada on coraz więcej możliwości i funkcji.
Nowe funkcje w SharePoincie
1.Copilot w SharePoint
AI wkracza do SharePointa. Microsoft zapowiedział już kilka wersji Copilota – od dedykowanych w Teams czy Dynamics 365 do ogólnych jak Copilot w Microsoft 365. SharePoint również otrzyma swój dedykowany moduł AI który będzie odpowiadał za generowanie treści i tworzenie witryn.
Copilot będzie potrafił sam tworzyć treści na bazie dostarczonych dokumentów – np. wskażemy mu prezentację firmową i na tej podstawie utworzy nam stronę z treścią oraz grafikami z tej prezentacji. Po wygenerowaniu będziemy mogli zmodyfikować lub poprawić taką stronę.
Drugie główne zastosowanie to tworzenie witryn – np. poprosimy Copilot o przygotowanie witryny dla działu HR na podstawie wskazanych dokumentów. AI przygotuje witrynę, osadzi treść oraz webparty z grafiką i linkami. Przy pomocy wbudowanego czatu będziemy mogli wskazać elementy do poprawy lub modyfikacji.
2. Coauthoring w stronach
Obecnie strony w SharePoincie mogą być edytowane jednocześnie przez jednego edytora. Jest to jedno z największych ograniczeń platformy – jeżeli chcemy coś poprawić a ktoś inny już edytuję wskazaną stronę, to musimy poczekać aż zakończy swoją pracę.
Nowa funkcja pozwoli na jednoczesną pracę kilku edytorów na 1 stronie. Dokładnie tak samo jak w przypadku Worda – będziemy mogli zobaczyć kto oprócz nas edytuje stronę. To bardzo duże ułatwienie dla większych firm.
3. Microsoft Lists
Listy, to obok bibliotek, podstawowy element w SharePoincie do przechowywania danych. Obecnie zapewnia już bardzo dużo funkcji przydatnych w Intranecie, a wizualnie można go łatwo dostosować do własnych wymagań. Nadchodzące funkcje usprawnią jeszcze bardziej działanie list – szybszy interfejs użytkownika, grupowanie w widoku siatki, dodawanie obrazków poprzez przeciągnięcie, rozbudowane formularze (bez użycia Power Apps) czy usprawnione filtry.
Zalety SharePoint Online
SharePoint Online posiada wiele wbudowanych funkcji, które można bardzo szybko dostosować do własnych potrzeb. Gotowe komponenty znacznie ułatwiają nie tylko tworzenie, ale również utrzymanie i dalszą rozbudowę portalu. Nowoczesny wygląd, wsparcie dla urządzeń mobilnych, tematy graficzne czy obsługa materiałów wideo to tylko wycinek możliwości SharePointa. Integracja z Microsoft 365 umożliwia korzystanie z danych z innych usług i budowanie aplikacji biznesowych działających w oparciu o platformę.
Jeżeli to dla nas za mało, to zawsze możemy skorzystać z rozwiązań dedykowany i rozszerzać funkcjonalności według naszych potrzeb.