Praca zdalna z Microsoft Teams

 

Praca zdalna i zdalne nauczanie są metodami, które znamy od dawna, ale przez bieżące wydarzenia stały się szczególne popularne i ważne w efektywnym wykonywaniu codziennej pracy.

 

Aby móc przystąpić do pracy zdalnej musimy uwzględnić trzy podstawowe elementy:

 

I Przygotowanie techniczne organizacji (uprawnienia, dostępność usług)

II Gotowość organizacji na taką pracę (zmiana sposobu myślenia, zaufanie wobec pracowników, odpowiednie procedury)

III Platforma techniczna

 

W tym artykule skoncentrujemy się na ostatnim elemencie, czyli platformie technicznej. Pamiętajmy jednak, że pozostałe aspekty są nie mniej ważne, a wręcz decydujące o tym, czy dotrzemy do tego etapu.

 

Microsoft Teams to jedna z usług Pakietu Office 365, która służy do komunikacji (następca Skype for Business) i współpracy pomiędzy pracownikami. Jest to uniwersalna usługa, którą możemy integrować z innymi i rozszerzać o dodatkowe funkcjonalności. Obejmuje dedykowaną aplikację desktopową, wersję przeglądarkową oraz wersję na iOS/Androida. Z tego powodu świetnie sprawdza się jako PODSTAWA do budowania środowiska do zdalnej pracy.

 

KOMUNIKACJA

 

To jedna z podstawowych funkcji Teams. Jako następca Skype for Business pokrywa wszystkie jego funkcjonalności i dodaje sporo nowych. Co znajdziemy w środku?

 

Czat

Podstawowa funkcjonalność każdego komunikatora. Poza przesyłaniem wiadomości tekstowych możemy również wysyłać pliki i obrazki, formatować wiadomości, edytować wysłane już wiadomości.

Bardzo przydatną funkcją jest możliwość kategoryzowania wiadomości jako ‘Ważne’ i ‘Pilne’ – są to specjalnie oznaczenia, dzięki którym te ‘Ważne’ nie zginą nam pośród innych, a ‘Pilne’ do momentu przeczytania będą nam wysyłać powiadomienia przez 20 minut.

Do czatu możemy zapraszać więcej niż jedną osobę i dzięki temu tworzyć własne grupy. Takiej grupie możemy nadać własną nazwę i wykorzystywać ją przy kolejnych rozmowach (grupa jest zapisana razem z historią).

Wszystkie nasze wiadomości są archiwizowane. Możemy do nich wrócić w dowolnym momencie, jak również je przeszukiwać.

 

Audio/Wideo

Naturalne rozszerzenie wiadomości tekstowych. Do rozmowy z jedną lub kilkoma osobami możemy dołączyć audio i/lub wideo. W trakcie takiej rozmowy mamy cały czas dostęp do czatu i możemy dowolnie wysyłać tekst/pliki.

Jeżeli używamy kamery to bardzo przydatną funkcją jest rozmycie tła – dzięki temu wszystko, poza daną osobą w zasięgu kamery, będzie rozmyte (nasz pokój, tablica ze szkicem projektu itp.).

 

Pliki

W trakcie rozmowy możemy przesłać dowolny plik jako załącznik. Pliki pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint) po wysłaniu możemy otwierać i edytować bezpośrednio z poziomu okna czatu.

Dodatkowo wszystkie wysłane pliki znajdują się w historii rozmowy i możemy je wyszukiwać podobnie, jak w przypadku czata.

 

Współpraca

Podczas rozmowy możemy także udostępnić nasz pulpit lub określoną aplikację. Po udostępnieniu możemy omówić daną kwestię pokazując wskazaną aplikację. Możemy również przekazać kontrolę określonej osobie i w ten sposób np. pomóc rozwiązać jakiś problem.

 

SPOTKANIA

 

Naturalnym rozszerzeniem komunikacji jest organizowanie spotkań on-line. Teamsy posiadają dedykowane funkcje, które usprawniają organizację i prowadzenie spotkań.

• Teamsy są zintegrowane z kalendarzem Outlooka i wszystkie spotkania, które mamy zaplanowane są automatycznie widoczne w obu narzędziach. Z poziomu obu tych narzędzi możemy również je planować i wysyłać zaproszenia.

Tworząc spotkanie możemy zaznaczyć opcję wygenerowania linka do takiego spotkania (po kliknięciu otworzy się aplikacja Teams).

• W trakcie spotkania mamy możliwość udostępniania ekranu, wskazanej aplikacji lub pliku PowerPoint. W przypadku prezentacji uruchomi się specjalny tryb prezentera, w którym każdy uczestnik będzie mógł niezależnie przejść do dowolnego slajdu lub wrócić do prezentacji prowadzącego.
• W trakcie spotkania możemy również tworzyć notatki, jako plik OneNote, które zostaną zapisane w spotkaniu.
• Spotkanie możemy nagrać i udostępnić uczestnikom lub osobom, które nie mogły wziąć w nim udziału. Wszystkie treści, rozmowy i prezentacje zostaną nagrane i udostępnione w formie linku do dedykowanego portalu z nagraniami. Prowadzący ma możliwość zarządzania uprawnieniami dostępu do takiego nagrania.
• Wydarzenia Live – jest to specjalny typ spotkania w którym osoba lub grupa osób prezentuje treści dla dużej grupy odbiorców (nawet do 10000 osób!). Takie wydarzenia oczywiście również mogą być nagrywane.

 

ZESPOŁY

 

To dedykowane obszary robocze do pracy grupowej (np. przy projekcie lub w zespole). W skład każdego zespołu wchodzi miejsce do wymiany informacji (w formie ogólnodostępnego czatu grupowego), miejsce do przechowywania plików i pracy na nich oraz dodatkowe narzędzia specyficzne dla naszej pracy (np. raport PowerBI, połączenie z JIRA czy tablica z Trello). Zespół ma dedykowany model uprawnień i to my decydujemy kto i w jakim zakresie ma do niego dostęp.

• Kanały

Pełnią funkcję porządkową w zespole. Umożliwiają rozdzielenie wymiany informacji i plików na poszczególne kategorie (np. Główne, Rozliczenia, Spotkania Scrumowe itp.). Każdy kanał ma przeznaczone miejsce na rozmowy, pliki oraz na dodatkowe narzędzia.

Jeżeli potrzebujemy kanału z ograniczonymi uprawnieniami (np. do przechowywania informacji finansowych) możemy użyć Kanału Prywatnego. Jest to specjalny kanał z dedykowanymi uprawnieniami – zarówno do rozmów, jak i do plików.

• Tablica ogłoszeń

Centralne miejsce każdego kanału – czat grupowy. Służy do szybkiej wymiany informacji w formie tekstowej. Możemy dzielić się plikami lub wymieniać informacje projektowe. Wszystkie informacje są zapisywane i możliwe do przeszukiwania z poziomu Zespołu.

• Pliki

Każdy kanał posiada dedykowane miejsce do przechowywania plików. Samo składowanie plików to jednak nie wszystko, ponieważ na plikach z pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint, OneNote) możemy pracować nie wychodząc z Teamsów. Jest to bardzo wygodne i praktycznie rozwiązanie. Poza odczytem mamy możliwość edycji tych plików w aplikacji. Na jednym pliku mogą pracować jednocześnie inne osoby z Zespołu. Zmiany, które nanosimy w pliku, są widoczne w czasie rzeczywistym dla innych osób oglądających bądź edytujących plik. Do tego mamy automatyczne wersjonowanie plików, podgląd zawartości, szybkie udostępnianie i synchronizację plików z OneDrivem.

• Dodatkowe usługi Office 365

W Kanale możemy osadzać inne aplikacje czy usługi z Office 365 w formie zakładek. Jest to bardzo praktyczne rozwiązanie – możemy np. podłączyć ważny raport czy prezentację i mieć do niej dostęp bez konieczności przechodzenia przez pliki i foldery. Jako zakładki możemy również osadzić inne aplikacje Office 365 – raport PowerBI, formularz Forms, tablicę z Plannera, listę z SharePoint Online.

• Usługi zewnętrzne

Możliwości użycia zakładek nie ograniczają się tylko do aplikacji z Office 365. W ramach Teams mamy szereg gotowych aplikacji firm trzecich – m.in. JIRA, Trello, Zoho, Zendesk, WEBCON BPS, Confluence, GitHub.

 

ROZBUDOWA TEAMSÓW

 

Bazując na możliwościach Zespołów możemy dosyć swobodnie budować swoje wygodne miejsce do pracy. Jeżeli jednak gotowe komponenty to za mało, wówczas mamy dwie możliwości rozbudowy Teamsów:

1) użycie usług Power Automate/Power Apps do rozszerzenia funkcjonalności (np. poprzez automatyzację tworzenia Zespołów, osadzenie aplikacji biznesowej w Zespole itp.),

2) zaprogramowanie dodatkowej funkcjonalności – możemy stworzyć brakujące połączenie z naszym wewnętrznym systemem, użyć komponentów Azure lub innej chmury do zbudowania nowych funkcjonalności czy stworzyć bota, który wspomoże nas w pracy.

 

Tworząc własne aplikacje nie musimy się również zajmować kwestią dostępności Teamsów a wdrożeniem aplikacji – jej instalacja nie ma wpływu na działanie Teamsów – gdy zostanie ukończona po prostu pojawi się, jako dostępna w liście aplikacji.

 

Oczywiście nie musimy czekać aż zbudujemy nasz wymarzony Zespół żeby zacząć pracę. Wręcz przeciwnie – powinniśmy rozpocząć pracę od najprostszej wersji, a w miarę potrzeb i poznawania platformy dodawać nowe funkcjonalności.

 

WSPÓŁPRACA Z OSOBAMI SPOZA FIRMY

 

Teamsy umożliwiają również pracę z osobami spoza naszej organizacji. Możemy zaprosić np. kontrahenta lub partnera na nasze spotkanie Teamsowe – dostanie on zaproszenie mailowe z linkiem do zalogowania się jako gość. Możemy również zaprosić go do naszego Zespołu – wtedy będzie mógł z nami rozmawiać na kanałach, pracować na aplikacji i wymieniać się informacjami.

 

BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI

 

Szczególnie istotny temat w dobie usług chmurowych – jak kontrolować swoje dane i dostęp do nich, skoro nie są u mnie na serwerze lokalnym? Teamsy wspierają wiele funkcji, które już wcześniej działały w ramach Office 365 i umożliwiają kontrolę nad informacjami. Są to m.in.:

• Data loss preventions – ochrona przed wyciekiem informacji wrażliwych (np. numery PESEL) w wiadomościach i dokumentach (tu ważne jaką mamy licencję).
• Sensitivity labels – etykiety, na podstawie których klasyfikujemy treści (np. poufne, ogólnodostępne). Na tej podstawie możemy w dalszych krokach szyfrować dokumenty, bądź oznaczać je znakami wodnymi.
• Szyfrowanie danych – Teams zapewniają szyfrowanie danych dla plików, które do nich dodamy.
• Polityki dostępowe – to my decydujemy czy zezwalamy na dostęp użytkowników zewnętrznych i na jakich warunkach.

Podsumowanie

 

Czaty, wymiana plików, praca grupowa, spotkania, integracje z zewnętrznymi usługami, własne rozszerzenia… Microsoft Teams to rozbudowane narzędzie i potrzeba trochę czasu, aby poznać wszystkie jego możliwości 😊 Jego największa moc to właśnie ilość funkcjonalności, za pomocą których możemy składać swoje środowisko pracy jak z klocków! Bardzo dużym atutem jest też fakt, że ponieważ to narzędzie chmurowe, mamy do niego dostęp z dowolnego miejsca – wystarczy nam dostęp do Internetu (oczywiście należy pamiętać o dostosowaniu ustawień bezpieczeństwa do własnych wymagań).

 

Z mojego doświadczenia i aktywnego korzystania z Teams od ponad 3 lat mogę powiedzieć, że jest to niezwykle praktyczne narzędzie, które zmienia nasze przyzwyczajenia i oczekiwania. Nie jestem przywiązany do biurka, mogę pracować z dowolnego miejsca i mam wszystkie niezbędne informacje pod ręką. Nawet będąc w podróży, dzięki aplikacji mobilnej mogę brać udział w spotkaniach. Pamiętajcie, nie warto też czekać aż zbudujemy dopieszczony Zespół – im szybciej zaczniemy (nawet z prostym Zespołem) tym szybciej zobaczymy efekty 😊
Marcin Siewnicki, ISCG Office 365 Consultant & Architect

 

Chcesz dowiedzieć się więcej lub pobrać darmową wersję testową Teams? Napisz do nas na pracujzdomu@iscg.pl lub wypełnij formularz: