PRZYKŁADOWE OSZCZĘDNOŚCI
Organizacja
Pula licencyjna
9 TB
Rzeczywiste zużycie
31 TB
Nadwyżka płatna
Dodatkowy koszt / rok
ponad 80 000 PLN
Oszczędność po optymalizacji
Strona główna » Rozwiązania chmurowe » Microsoft 365 SharePoint Optimizer
SharePoint Optimizer: gdy dokumenty zajmują za dużo miejsca i generują dodatkowe koszty
i optymalizacji przestrzeni SharePoint. Identyfikujemy przyczyny, odzyskujemy terabajty danych i wdrażamy polityki, które zapobiegają nawrotowi problemu. Zwrot z inwestycji w 2–4 miesiące.
Specjaliści Microsoft 365
Raport przed i po dla zarządu
Efekt widoczny w 2-4 tygodnie
witryn SharePoint i Teams jest nieaktywnych w typowej organizacji po 3+ latach na Microsoft 365
wersji jednego pliku domyślnie – jeden dokument może zajmować dziesiątki GB historii
Trzy fazy: audyt, porządkowanie i stała kontrola
SharePoint Storage Optimizer to nie jednorazowe sprzątanie – to ustrukturyzowany proces, który kończy się dokumentacją i politykami, które zostają w organizacji.
JEDNORAZOWO
Audyt i diagnoza
- Mapowanie zużycia per witryna i biblioteka
- Analiza wersji – które pliki są „winowajcami”
- Audyt witryn: aktywne / porzucone / do archiwizacji
- Mapowanie właścicieli treści
- Estymacja oszczędności z podziałem na Widoczny efekt
- Raport dla zarządu + raport techniczny dla IT
JEDNORAZOWO
Porządkowanie przestrzeni
- Bezpieczne usunięcie nadmiarowych wersji
- Konfiguracja limitów wersji (tenant + per witryna)
- Archiwizacja nieaktywnych witryn do Microsoft 365 Archive
- Polityki lifecycle dla witryn Teams i SharePoint
- Weryfikacja zgodności z Purview Retention
- Raport przed/po z estymacją oszczędności rocznych
ABONAMENT
Governance i monitoring
- Miesięczny raport zużycia przestrzeni
- Kwartalne sesje przeglądu z akcjami
- Monitorowanie zmian Microsoft 365 wpływających na storage
- Dedykowane konsultacje z ekspertami ISCG
Przykład z projektu: organizacja 3 000 użytkowników
Środowisko Microsoft 365 działające od kilku lat. Pula przestrzeni z licencji: 31 TB. Rzeczywiste zużycie: 40 TB. Efekt – dodatkowa faktura co miesiąc na 6 840 PLN.
🔴 Stan przed optymalizacją
40 TB
Przydzielona pula licencyjna
31 TB
Nadwyżka płatna
9 TB
ponad 80 000 PLN
🟢 Stan po optymalizacji
Usunięte nadmiarowe wersje
-15 TB
Zarchiwizowane witryny (Microsoft 365 Archive)
-5 TB
Aktywne dane po optymalizacji
20 TB
Nadwyżka powyżej puli
0 TB
0 PLN
oszczędności rocznie na fakturach Microsoft
Co zyskuje każda strona w organizacji
CFO / Zarząd
Mierzalna oszczędność na fakturze Microsoft
Przygotowanie organizacji na Copilota i poprawienie Governance
IT Manager / Administrator
Koniec z ręcznym PowerShell i „gaszeniem pożarów"
Dokumentacja polityk dla audytów ISO 27001 i NIS2
Jak wygląda współpraca z ISCG?
Zanim wycenimy projekt, chcemy zrozumieć Twoje środowisko. Bezpłatna konsultacja to 30 minut, po których oboje wiemy, czy i jak możemy pomóc – bez zobowiązań.
Rozmowa wstępna (30 min)
Omawiamy Twoje środowisko Microsoft 365: liczbę użytkowników, przybliżone zużycie przestrzeni i największe problemy. Wystarczy dostęp do SharePoint Admin Center.
Wstępna estymacja oszczędności
Omawiamy Twoje środowisko Microsoft 365: liczbę użytkowników, przybliżone zużycie przestrzeni i największe problemy. Wystarczy dostęp do SharePoint Admin Center.
Propozycja zakresu i wycena
Omawiamy Twoje środowisko Microsoft 365: liczbę użytkowników, przybliżone zużycie przestrzeni i największe problemy. Wystarczy dostęp do SharePoint Admin Center.
Umów bezpłatną konsultację
30 minut. Zero zobowiązań. Konkretna odpowiedź na pytanie: ile możesz zaoszczędzić?
Doświadczenie w środowiskach multitenant i multi-geo
Częste pytania i odpowiedzi
Jak sprawdzić, czy moja organizacja faktycznie przepłaca za storage?
W centrum administracyjnym Microsoft 365 (admin.microsoft.com → SharePoint → Aktywne witryny) możesz zobaczyć sumaryczne zużycie przestrzeni i porównać je z przydzieloną pulą (1 TB + 10 GB – liczba użytkowników). Jeśli zużycie przekracza 70–80% puli lub już płacisz za nadwyżkę – warto przeprowadzić audyt. Zrobimy to dla Ciebie bezpłatnie na etapie wstępnej analizy.
Czy usuwanie wersji plików jest bezpieczne? Co jeśli ktoś będzie potrzebował starej wersji?
Tak – przed jakąkolwiek operacją ustalamy z Twoim IT konfigurowalny próg historii (np. ostatnie 30 wersji lub 6 miesięcy). Wersje starsze niż próg są usuwane, a historia krótsza – zachowywana w całości. Nigdy nie usuwamy żadnych danych bez pisemnej akceptacji zakresu przez klienta. Archiwizacja witryn (Faza 2) zachowuje dostępność treści – witryny nadal można przeglądać, tylko nie są aktywnie indeksowane.
Jak długo trwa cały projekt?
Faza 1 (audyt) zajmuje zazwyczaj 1–2 tygodnie. Quick Wins z Fazy 2 (usunięcie wersji, archiwizacja witryn) można zrealizować w kolejnych 2–4 tygodniach od akceptacji planu. Pełna rekonfiguracja środowiska zależy od złożoności – w organizacjach enterprise z wieloma witrynami i wymogami Purview może to być 6–10 tygodni.
Co się stanie, jeśli przestrzeń znowu szybko zacznie się zapełniać?
Wdrożone polityki lifecycle i limity wersji spowalniają narastanie storage o 70–90% w porównaniu do stanu przed projektem. Jeśli chcesz mieć bieżącą kontrolę, abonament Governance & Monitoring (Faza 3) zapewnia miesięczne raporty i kwartalne sesje przeglądu – tak, żebyś nigdy nie był zaskoczony kolorowym paskiem w admin center.
Czy obsługujecie środowiska multitenant (holding, spółki zależne)?
Tak. Środowiska multitenant i multi-geo (holdingi, firmy po przejęciach, spółki zależne) obsługujemy w ramach usługi. Każdy tenant to osobna analiza, ale koordynujemy cały projekt – mapowanie właścicieli treści, koordynację procesu czyszczenia między działami IT i biznesem, i raportowanie zbiorcze dla grupy.
Dowiedz się ile możesz zaoszczędzić
Umów bezpłatną konsultację
30 minut. Zero zobowiązań. Konkretna odpowiedź na pytanie: ile możesz zaoszczędzić?
Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w formularzu przez ISCG Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie w celach marketingowych i promocyjnych. Jednocześnie oświadczam, że zostałem/am poinformowany/a o uprawnieniach przysługujących mi na podstawie Ustawy z dnia 10.05.2018 r. o ochronie danych osobowych oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w szczególności o prawie dostępu do moich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, jak również potwierdzam, że podanie przeze mnie danych osobowych i wyrażenie zgody na ich przetwarzanie jest dobrowolne. Zgadzam się na wysłanie maili i materiałów marketingowych. Wyrażam zgodę, w tym otrzymywanie na podany przeze mnie adres poczty elektronicznej oraz numer telefonu, informacji handlowej i marketingowej od ISCG Sp. z o.o. za pomocą środków komunikacji elektronicznej.